Фактурисање малог бизниса: Како написати један и носити се са неплаћеним фактурама

Многе компаније се боре да одмах прикупљају уплате од купаца, а ове мањинске готовине могу имати озбиљне посљедице. Тајна бржег прикупљања плаћања лежи у фактури: Слање фактура брзо, што их чини лакшим за плаћање и досљедност у праћењу су кључни за брже прикупљање.

У овом водичу ћемо вас научити како да напишете фактуру и откријете све најбоље праксе за фактурисање, укључујући и начин коришћења софтвера за фактурисање за аутоматско руковање већином посла. ФресхБоокс, који је спонзор овог чланка, лако је најбоље оцијењено рјешење за фактурисање на СМБ тржишту. Можете да испробате свој награђивани софтвер бесплатно кликом на линк испод:

Фактура представља захтев за плаћање робе и услуга које су ваши клијенти већ примили. Требали бисте креирати фактуру и послати је клијенту убрзо након што сте испунили свој крај уговора.

Испод је огледна фактура коју смо креирали у ФресхБоокс за нашу фиктивну компанију, Паул'с Плумбинг. Минимално, фактура треба да садржи информације о контакту ваше компаније (тј. Адресу, број телефона), контактне податке вашег клијента и детаље о производу / услузи који је купљен, као што су количина и цена, заједно са датумом доспећа. Касније у овом чланку, проћи ћемо кроз кораке за креирање фактуре у ФресхБоокс.

Морате имплементирати процес који почиње продајом и завршава се прикупљањем плаћања од стране ваших клијената. У супротном, наћи ћете се са великим салдом на рачуну (новац који клијенти дугују вама), али без прилива новца.

Ево 5 корака за управљање фактурама и плаћање брже:

Корак 1 - Направите фактуру на правовремен начин

Направите рачун у року од 1-2 радна дана након што сте пружили услуге или испоручили производе свом купцу. Што дуже чекате да пошаљете фактуру, дуже ћете морати чекати да примите уплату. Савет: Ако од клијента захтевате депозит пре него што почнете са радом, обавезно смањите фактуру за уплату коју сте примили унапред. Можете и да креирате фактуру да бисте захтевали уплату унапред или чувар.

Корак 2 - Фактуре за е-пошту (не шаљу рачуне!)

Као што сам споменуо у кораку 1, што брже ваш клијент прими фактуру, прије ћете бити плаћени. Не губите време слањем рачуна путем поште; уместо тога само пошаљите фактуру свом клијенту. Рачуноводствени софтвер као што је ФресхБоокс омогућава вам да видите да ли је фактура отворена, тако да не брините да ли је рачун изгубљен.

Корак 3 - Дозволите клијентима да плаћају рачуне на мрежи

Са данашњом технологијом, можемо да платимо било шта у секунди са само једним додиром паметног телефона или паметног сата. Зашто то не бисте учинили једноставним за ваше клијенте? Користећи софтвер за фактурисање као што је Фресхбоокс, можете клијентима дати могућност да плате са својом кредитном картицом (или Виса дебитном картицом); уштедите им време од писања и слања чекова и уштедите вам гњаважу чекања на чек, а затим се упутите у банку да уплатите депозит.

Корак 4 - Слање регуларних подсетника

Већина рачуноводственог софтвера као што је ФресхБоокс ће вам омогућити слање аутоматских подсјетника корисницима, као и копију отворене фактуре. Без обзира да ли користите ФресхБоокс или Гмаил календар, препоручујем да направите следећа три типа подсетника:

  1. 1-2 дана прије доласка рачуна. Ово је проактиван приступ да упозорите клијента да се приближава рок доспјећа плаћања.
  2. 1-2 дана након датума доспјећа рачуна. Ово је пријатељски подсјетник клијенту да је рок истекао и да је плаћање сада доспјело.
  3. 7 дана након датума доспијећа. Ако нисте примили уплату 1 седмицу након датума доспијећа, вријеме је да клијенту дате позив. У зависности од тога колико прошлих фактура имате, планирате да издвојите најмање један сат сваке недеље да бисте обавили ове накнадне позиве. Иако нису забавни, морате одржавати комуникационе линије отворене између вас и вашег клијента како бисте могли бити плаћени; када ваш клијент почне да вас избегава, вероватноћа да ћете бити плаћени ће се смањити.

Корак 5 - Прегледајте А / Р Агинг & Фоллов-уп

Он а недељно На основу тога, требало би да прегледате извештај о старењу ваших потраживања и направите листу клијената којима треба да позовете да затражите плаћање. У наставку је приказан извештај о старењу рачуна који смо извели за наш фиктивни посао, Паул'с Плумбинг.

Горе наведени извештај приказује све доспеће рачуна од 3. новембра 2017. године. Испод је кратко објашњење сваке колоне.

1-30 дана: Фактуре у овој групи су од 1 до 30 дана од дана истека рока. Када рачун стигне до 7 дана пре истека, требало би да зовете недељно да бисте пратили плаћање.

31-60 дана: Фактуре у овој групи су 31-60 дана након рока. Све ове фактуре би требало да буду на листи недељних позива. Када фактура достигне ознаку од 60 дана, морате озбиљно размислити о томе да не прихватите додатне наруџбе од стране купца или да опозовете кредитне привилегије и ставите их на Ц.О.Д. (испорука само у готовини) док њихов рачун није у потпуности плаћен.

61-90 дана: Фактуре у овој групи су 61-90 дана након рока. До сада, ако ваш клијент није успоставио план исплате са вама или није навео датум када ће исплата бити извршена у потпуности, потребно је да предузмете следећи корак и затражите правни поступак.

Преко 90 дана: Све фактуре које прелазе 90 дана треба послати агенцији за наплату. Више од вјероватних фактура старих преко 90 дана морат ће се отписати као лош дуг. Добра вијест је да је трошак лошег дуга порезно признат, иаи!

Поред постављања редовних позива и слања писама у вези са пропуштеним рачунима, можете почети да додајете камату поврх неплаћеног дуга. ФресхБоокс вам омогућава да аутоматски наплаћујете накнадне трошкове на рачуне који касне.

Додавање кашњења / накнада ће омогућити вашем клијенту да сазна колико сте озбиљни у вези са плаћањем и може их мотивисати да пошаљу тај чек. Увек можете “одустати” од накнада по примитку уплате.

Већина малих предузећа креира рачуне користећи рачуноводствени софтвер као што су ФресхБоокс, програм за обраду текста као што је Мицрософт Ворд или програм за табеларне прорачуне као што је Мицрософт Екцел.

Извор: Мицрософт

Креирање фактура у програму Ворд

Ако немате приступ Екцел-у или Гоогле листовима и креирате само неколико фактура сваког месеца (5 или мање), Мицрософт Ворд је вероватно најисплативије решење за вас.

Да бисте користили шаблон за Мицрософт Ворд фактуру, једноставно отворите Ворд и кликните на "Нев Доцумент". То ће вас довести до базе података на мрежи где можете бирати између стотина различитих предложака.

Ево неких од предности и недостатака у креирању фактура помоћу програма Ворд:

Прос

  • Приступите преко 200 шаблона у Мицрософт библиотеци тако да не морате почети од нуле.
  • Флексибилност за прилагођавање било ког шаблона од боје и дизајна до додавања логотипа ваше компаније како би одговарао вашем бренду.

Цонс

  • То је врло ручни и заморни процес који ће захтијевати много времена.
  • За разлику од Екцела, не можете креирати формуле за израчунавање попуста или пореза на промет; ове израчуне ћете морати да урадите ручно што повећава вероватноћу грешке.

Извор: Фитсмаллбусинесс

Креирање фактура у Екцелу

Екцел је још једна популарна опција за компаније које имају само шачицу купаца и желе да науче како да напишу фактуру. Процес је сличан Ворд-у, осим што обично можете пронаћи предлошке који ће аутоматски израчунати укупне износе.

На пример, наш предложак за Екцел фактуру ће аутоматски додати попусте, порезе и под-збирке за израчунавање износа фактуре.

Ево неких од предности и недостатака у креирању фактура помоћу програма Екцел:

Прос

  • Можете креирати формуле за израчунавање попуста, субтотала и пореза на промет.
  • Слично Ворду, имате приступ до више од 200 шаблона у Мицрософт библиотеци, тако да не морате почети од нуле.

Цонс

  • То је ручни процес који ће дефинитивно захтијевати од вас да уложите мало времена за постављање.
  • Морате имати добро разумевање о томе како да креирате формуле у Екцелу; у супротном, ваше калкулације ће бити нетачне.

Извор: ФресхБоокс

Креирање фактура са рачуноводственим софтвером

Када шаљете више од неколико фактура мјесечно, програм за рачуноводствени софтвер као што је ФресхБоокс често постаје најбоље рјешење. Као прво, лакше је и брже креирати фактуре. Али можда још важније, функције попут онлине плаћања и аутоматских подсјетника помажу вам да будете брже плаћени.

Да бисте испробали Фресхбоокс бесплатно, можете пратити овај линк или пратити наше упуте корак-по-корак у сљедећем одјељку.

Прос

  • Фулли цустомизабле; само додајте лого компаније, шему боја и фонт по вашем избору.
  • Аутоматски израчунава укупне износе фактуре за вас; укључујући важеће попусте и порез на промет; није потребно ручно израчунавање.
  • Прихватите онлине плаћања од купаца.
  • Покрените извештај о старењу А / Р у ФресхБоокс да бисте видели које су фактуре доспеле.
  • Када се шаље путем ФресхБоокс-а, можете пратити када је рачун прегледан и / или плаћен од стране вашег клијента.
  • Можете да креирате аутоматске подсетнике за клијенте када је фактура доспела или доспела.
  • ФресхБоокс може аутоматски слати фактуре клијентима које морате фактурисати на недељној, месечној или кварталној основи.
  • Можете креирати фактуру да бисте затражили уплату (или задржавање) од свог клијента пре него што почнете са радом.
  • Поставите периодична плаћања за оне клијенте који обично плаћају исти износ на недељном, месечном или кварталном распореду плаћања.

Цонс

  • ФресхБоокс долази само са два шаблона у односу на 200 шаблона које можете да изаберете са Мицрософт Екцелом и Ворд-ом.
  • Као и већина рачуноводственог софтвера, морат ћете платити мјесечну претплату за кориштење ФресхБоокс-а. Међутим, за разлику од Мицрософт Екцел-а и Ворд-а, са ФресхБоокс-ом можете учинити много више него само креирати фактуре. Можете управљати свим вашим приходима и трошковима у ФресхБоокс и креирати кључне финансијске извјештаје као што је изјава о добити и губитку.

Пошто је софтвер за фактурисање често најбоље решење за мала предузећа која желе да напишу фактуру, ми следећи пут идемо у један од најбољих програма - ФресхБоокс - да вам покажу како функционише. Да бисте пратили свој кориснички рачун, пријавите се за бесплатну 30-дневну пробну верзију ФресхБоокс-а.

Пре него што можете да креирате фактуре у ФресхБоокс, прво морате да унесете неке основне информације о вашем пословању. Ово дословно траје све 3 минуте и онда је добро ићи!

Корак 1 - Унесите основне информације о компанији

На слици испод, унели смо име власника фирме, назив фирме, потпуну адресу и да ли је предузеће корпорација / ЛЛЦ. Када сте попунили ова поља, кликните на дугме „Сачувај и настави“.

Корак 2 - Изаберите индустрију.

На следећем екрану изаберите индустрију у коју ваше пословање спада.

То је то! Спремни смо за креирање фактура.

Пратите доле наведене кораке да бисте креирали фактуру у ФресхБоокс:

Корак 1 - Прилагодите шаблон фактуре

Пре него што креирамо фактуру, желимо да изаберемо предложак и да га прилагодимо као што је приказано на слици испод.

  1. Изаберите шаблон: ФресхБоокс има два шаблона које можете изабрати; Једноставно или модерно. Кликните на стрелицу као што је горе наведено да бисте се пребацивали између њих и изабрали жељени предложак.
  2. Додајте свој логотип: Поставите логотип своје компаније, ако га имате. Ако немате логотип, погледајте наш чланак о најбољем софтверу за дизајн логотипа.
  3. Изаберите боју теме: Изаберите шему боја за предлоге фактура.
  4. Изаберите фонт: Кликните на падајући мени да бисте изабрали неку од опција Фонт.
  5. Сачувати: Када направите избор, обавезно их сачувајте.

Корак 2 - Кликните на "Креирај ново", а затим на "Рачун"

Од Командна табла, кликните на "Створи ново”И одаберите Фактура као што је приказано на слици испод.

Корак 3 - Попуните поља фактура

Испод је узорак предлошка фактуре који ће се приказати заједно са кратким објашњењем сваког поља које требате попунити.

  1. Ваше контакт информације: Ове информације ће се аутоматски попунити из основних информација о компанији које сте унели приликом подешавања ФресхБоокс-а. О томе ћемо касније говорити у овом чланку. Савет: Важно је да ваш клијент има ове информације на дохват руке тако да могу да прекину ваш чек и / или да вам дају брз позив ако имају питање у вези са њиховом фактуром.
  2. Наплаћено у: Контактне информације ваших клијената припадају овом пољу. Ако нисте поставили клијента у ФресхБоокс, можете унијети информације о клијенту директно у ово поље. Савет: Ако желите да фактуре шаљете путем поште, обавезно наведите име контакт особе у овом одељку; посебно ако је то велика компанија.
  3. Датум издавања: Ово поље ће се аутоматски попунити датумом израде фактуре. Међутим, датум можете променити ако је потребно.
  4. Број фактуре: Број фактуре је јединствени број који ће ФресхБоокс генерисати; нећете моћи да промените овај број.
  5. Преостали дуг: ФресхБоокс ће аутоматски израчунати укупан износ фактуре док уносите производе / услуге у секцији Опис.
  6. Опис: Унесите детаљан опис услуга / производа за које плаћате у овом пољу.
  7. Рате: Унесите стопу наплате за услугу / производ за коју наплаћујете у овом пољу.
  8. Количина: Унесите количину производа за наше услуге за које плаћате у овом пољу.
  9. Лине Тотал: ФресхБоокс ће помножити количину и износ израчунати за вас.
  10. Попуст: Ако желите да примените попуст на фактуру, само унесите проценат попуста у овом пољу и ФресхБоокс ће израчунати попуст за вас.
  11. Порез: Ако морате да примените порез на промет, унесите стопу пореза на промет у овој области и ФресхБоокс ће аутоматски израчунати порез на промет за вас.
  12. Преостали дуг: ФресхБоокс ће додати поља за подзброј, попусте и порезе на промет заједно, одузети све уплате (или депозите) како би израчунали укупан износ дуга.
  13. Нотес: Можете да унесете личну ноту својим клијентима или пријатељски подсјетник да они могу извршити своје онлине исплате као што смо то учинили у овом примјеру.
  14. Услови: Слободно укључите пријатељски подсјетник својим клијентима да плате своје рачуне до датума доспијећа. Савет: Ово би такође било одлично место за подсећање корисника да ће се накнада за кашњење / казне проценити ако се фактура не плати на време.

Као што смо већ разговарали, треба да пошаљете своје рачуне путем е-поште; што прије ваш клијент прими рачун, прије ћете бити плаћени.

Следите кораке испод да бисте послали своје фактуре путем е-поште у ФресхБоокс.

Корак 1 - Кликните на фактуру

Ако фактура није отворена, идите до контролне табле и кликните на фактуру да бисте је приказали на екрану. Кликните на дугме „Пошаљи“ као што је приказано на слици испод.

Корак 2 - Завршите детаље о е-пошти и пошаљите

На следећем екрану, морате дати неке додатне информације. Испод се налази снимак поља заједно са кратким објашњењем сваког од њих.

  1. Адреса Е-поште: Унесите адресу е-поште којој желите да пошаљете фактуру. Можете унијети више адреса е-поште ако је потребно.
  2. Субјецт: Ово поље креира ФресхБоокс и не може се мијењати.
  3. Тијело е-поште: ФресхБоокс генерише део поруке е-поште коју видите овде; међутим, можете и да укуцате персонализовану поруку, као што смо то урадили овде са „Ми ценимо ваше пословање!“.
  4. Направите Линк: Поред слања фактуре путем е-маила, можете креирати и линк ка фактури кликом на „креирање дељивог линка“.
  5. Послати фактуру: Када завршите, кликните на ово дугме да бисте послали е-поруку вашем клијенту.

Као што смо раније размотрили, важно је да клијентима пружите опцију да плаћају своје рачуне на мрежи. То ће им уштедети време јер то могу да ураде брже него да вам пошаљу чек.

Пратите доле наведене кораке да бисте укључили функцију онлине плаћања у ФресхБоокс.

Корак 1 - Кликните на Рачун

Ако фактура није отворена, идите до контролне табле и кликните на фактуру да бисте је приказали на екрану. Десно од фактуре, видећете листу подешавања. Кликните на "Прихватите кредитне картице”Као што је приказано на слици испод.

Корак 2 - Прегледајте и прихватите услове и накнаде за кредитне картице

На следећем екрану ћете видети листу кредитних картица које можете прихватити заједно са накнадом која ће се наплаћивати за сваку трансакцију. Кликните "Прихватите кредитне картице“Да бисте прихватили услове и активирали онлине плаћања за своје клијенте.

Корак 3 - Провјера Онлине плаћања је активна

Сада када ваши клијенти добију своје фактуре, видеће следеће:Платити сада“На врху рачуна. Све што треба да ураде је да прате упутства на екрану да плате своје рачуне за само неколико минута!

Савет: Када клијент плати фактуру, следеће информације ће се одржати у ФресхБоокс:

  • Фактура ће бити означена као плаћена и ваш А / Р биланс ће аутоматски бити смањена.
  • Примићете обавештење путем е-поште да је фактура плаћена.
  • Плаћање би требало да се одрази на Ваш банковни рачун у року од 2-3 радна дана.

У могућности сте да пошаљете до три подсјетника за закаснело плаћање, а можете и примијенити накнаду за касно плаћање са ФресхБоокс. Међутим, морате се претплатити на ФресхБоокс Про да бисте имали приступ овој функцији. Да бисте га подесили, једноставно прикажите фактуру, кликните на Подешавања која се налази десно од фактуре и изаберите Сенд Реминдерс. Следећи прозор ће приказати:

Изаберите број дана (пре или после) који бисте желели да подсетник изађе вашем клијенту. На основу наше дискусије о подсетницима о томе како да подесите одељак „од краја до краја“, предлажем да подесите следећа три подсетника:

  1. 2 дана прије датума доспијећа
  2. 2 дана након датума доспијећа
  3. 7 Даис Афтер Дуе Дате

Покрените извјештај о старењу рачуна

Као што смо већ рекли, најбољи начин да управљате својим неплаћеним рачунима је да прегледате ваш извештај о старењу А / Р најмање једном недељно.

Пратите доле наведене кораке да бисте покренули извештај о старењу рачуна (А / Р Агинг) у свежим књигама:

Корак 1 - Идите до напредних извештаја.

На контролној табли, померите се до одељка „Напредни извештај“ и кликните на „Аццоунтс Агинг”Као што је приказано на слици испод.

Корак 2 - Преглед извјештаја о старењу рачуна.

У наставку се налази снимак извјештаја о старењу рачуна (ака А / Р Агинг извјештај) који смо извели за нашу узорак компаније, Паул'с Плумбинг.

Од 3. новембра 2017. године, постоје два купца који имају неподмирене фактуре које су доспјеле од 1 до 30 дана. Можете да одштампате овај извештај, да га извезете у Екцел или да га пошаљете било коме путем е-поште.

Да поновимо, сада боље разумете које информације треба да садржи ваша фактура, како да спроведете процес који почиње са фактурисањем за вашу продају / услуге и завршава се благовременим прикупљањем плаћања од стране купаца, што ће побољшати ваш ток новца.

Препоручујемо вам да користите рачуноводствени софтвер као што је ФресхБоокс јер вам може помоћи да не само да шаљете фактуре професионалног изгледа вашим клијентима, већ и да уштедите време како бисте се вратили на оно што највише волите, растући ваш посао!

Loading...